Desde 2019, todas las empresas están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados, según lo establece la Ley de Control Horario (Real Decreto-ley 8/2019). Este registro debe conservarse durante 4 años y debe estar disponible ante una inspección de trabajo en cualquier momento.
A continuación, te explicamos qué hacer en Plain para cumplir con la ley y cómo gestionar errores o incidencias con los fichajes.
✅ Buenas prácticas ante una inspección de trabajo
Para estar preparados, recomendamos:
1. Registrar siempre las entradas y salidas
Asegúrate de que todo el personal ficha al inicio y al final de su jornada.
Si se hacen pausas largas (más de 30 minutos), recomendamos registrar también la salida y entrada de la pausa.
2. Evitar fichajes automáticos o por defecto
Los fichajes deben ser individuales y voluntarios.
No se recomienda pre-cargar horas o turnos como si fueran fichajes reales.
3. Tener el historial de fichajes accesible
En Plain puedes exportar todos los fichajes desde la sección “Supervisión de fichajes” con filtros por persona y periodo.
También puedes exportar los fichajes con autditoría seleccionando la opción "Exportar a excel fichajes auditados" desde el menú de los 3 puntos situado en el vértice superior derecho de la pantalla de "Supervisar fichajes". Esta opción exporta a Excel todos los cambios y creacione de fichajes especifiando la fecha y hora del registro, el usuario que lo hace y desde qué dispositivo.
Recomendamos revisar semanal o mensualmente que todos los fichajes están completos.
4. Conservar los registros durante 4 años
Plain almacena automáticamente todo el histórico sin límite de tiempo.
🛠 ¿Qué hacer si hay errores o ausencias en los fichajes?
Es legal corregir un fichaje siempre que quede constancia clara de que ha sido modificado y el motivo esté justificado. Aquí te explicamos cómo hacerlo correctamente en Plain:
➤ Situaciones habituales:
Me olvidé de fichar.
La app no me funcionó.
Fiché fuera de horario por error.
El sistema no detectó bien la localización.
➤ ¿Cómo modificar un fichaje en Plain?
Ve a la sección “Fichajes”.
Busca el día y persona correspondiente.
Haz clic en el fichaje que necesites modificar.
Añade o corrige la hora de entrada o salida.
Especifica el motivo de la modificación (por ejemplo: olvido, problema técnico, etc.). Clicando en los 3 puntos de la derecha del fichaje usa la opción "Añadi observaciones"
Guarda los cambios.
🔐 Solo los administradores o los usuarios con permisos pueden modificar fichajes.
Este permiso se configura dentro del contrato de cada empleado, pestaña "Fichajes", opción "Permir introducir fichajes manualmente".
📎 Recomendación: añade una política interna
Para mayor transparencia, te recomendamos definir una política interna sencilla que indique:
Quién puede editar los fichajes.
En qué casos está permitido.
Cómo se deben justificar.
Puedes incluso usar el campo de comentarios en cada edición para dejar constancia.
🛡 En resumen
Cumplimiento legal | Cómo hacerlo en Plain |
Registrar entrada y salida diaria | Fichajes manuales desde la app o web |
Conservar datos 4 años | Almacenamiento automático |
Mostrar fichajes en inspección | Exportación desde “Fichajes” |
Modificar fichajes justificados | Edición añadiendo observaciones |